Peran Unit Kearsipan sebagai Penyedia informasi

Agus Buchori *

Sekarang ini ribuan bahkan jutaan informasi terekam lahir dan terus dilahirkan setiap hari. Tak seorang pun sanggup mengikuti seluruh perkembangan dan pertumbuhan informasi secara tuntas, bahkan seorang ahli di bidangnya sekalipun, apa lagi jika informasi yang dimaksud tidak ada yang mengelolanya secara khusus (Pawit M Yusuf dan Priyo Subekti. 2010: hal 8).

Akses dokumen publik merupakan fenomena global yang tak bisa dihindari oleh setiap lembaga pemerintah/badan publik. Dalam setiap badan publik sudah diwajibkan oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang kearsipan untuk membentuk Unit kearsipan bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis.

Karena masih dalam katagori arsip dinamis, tentunya masih perlu ketentuan peraturan perundangan oleh pemohon informasi publik yang masih tergolong arsip dinamis karena dalam prinsip kearsipan yang bisa diakses secara terbuka adalah arsip statis.

Mengingat pengelolaan arsip dinamis yang menyangkut penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip masih banyak terjadi kendala maka keberadaan Unit Kearsipan yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis tersebut perlu dibentuk ditiap-tiap perangkat daerah (PD).

Selain itu pembentukan Unit Kearsipan di masing-masing PD merupakan wujud pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Juga Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah akan pentingnya keberadaan Unit Kearsipan di instansi pencipta arsip yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis di tempatnya.

Permasalahan kearsipan khususnya arsip inaktif PD sungguh perlu keterlibatan semua pihak agar permasalahan yang terjadi bisa dipecahkan secara bersama.

Dalam kaitannya dengan keterbukaan informasi publik, Unit Kearsipan mempunyai tanggung jawab sebagaimana yang diamanatkan Undang-Undang No 43 Tahun 2009 untuk menyajikan arsip menjadi informasi.

Peranan inilah yang bisa diambil oleh Unit kearsipan agar setiap pemohon informasi mempunyai kepastian di unit mana mereka harus menuju demi mendapatkan informasi publik yang otentik dan terpercaya dari lembaga publik demi kepentingan mereka agar merekamemperoleh informasi dari pihak yang berwenang dan mempunyai otoritas memberikannya.

Unit kearsipan sebagai unit yang bertugas dalam pengolahan arsip menjadi informasi pada PD tentunya harus mendapat perhatian lebih oleh setiap pimpinan PD.Kegiatan kearsipan harus menjadi prioritas utama yang berkaitan dengan penyediaan informasi publik

Nilai Autentisitas dan Reliabilitas

Di era internet dengan jumlah informasi yang melimpah memang menjadikan pertanyaan apakah keabsahan informasi yang ada bagi penggunanya. Dengan kemudahan publikasi yang ada semua pengguna internet bisa mengunggah informasi yang mereka miliki sebagaimana yang diutrakan oleh Pawit M Yusuf dan Priyo Subekti ( 2010: hal 124).

Sebenarnya hingga saat ini belum ada control yang benar-benar valid tentang kualitas informasi di web terutama informasi yang gratis.

Di era keterbukaan informasi publik ini unit kearsipan bisa menyajikan informasi yang autentik dan terpercaya karena unit kearsipan mengelola data-data dari sumber primer sebelum diolah menjadi informasi.

Sebagaimana yang berlaku dalam birokrasi bahwa segala jenis arsip dibuat sesuai dengan tata naskah yang diatur oleh peraturan perundangan berlaku. Hal ini bertujuan untuk mengontrol legalitas dan keaslian arsip yang diciptakan tersebut.

Unit kearsipan bekerja sebagaimana tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Inilah peran strategis unit kearsipan dalam mendukung keterbukaan informasi publik karena informasi yang dihasilkan dijamin autentik dan terpercaya.

Pengelolaan kearsipan merupakan jantung kegiatan sebuah organisasi maka perlu penanganan khusus agar roda organisasi tidak terganggu jalannya. Keberadaan unit kearsipan mutlak diperlukan karena unit kearsipan bertanggung jawab terhadap pengolahan arsip menjadi informasi.

Melihat kompleksnya unit kearsipan sebagai pengolah arsip menjadi informasi maka pengelolaannya tidak bisa diberikan kepada sembarang orang melainkan harus diberikan pada orang yang berkompeten di bidangnya.

Selain itu arsip merupakan dokumen penting negara sebagai bukti autentik pemerintahan dan pelaksanaan pembangunan dan sebagai memori acuan dan bahan pertanggungjawaban nasional dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, arsip harus diselamatkan dengan baik dengan cara dibuatkan daftar sesuaiperaturan perundangan yang berlaku.

Mengingat sistem birokrasi kita yang masih Top Down oriented maka perlu dukungan kuat dari penentu kebijakan untuk menjalankan amanat Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan mengenai keberadaan Unit Kearsipan di tiap-tiap PD.

Kualitas informasi yang kuasai oleh unit kearsipan adalah informasi yang autentik dan terpercaya karena itu unit kearsipan bisa menjadi alternatif bagi pencari informasi untuk mendapat informasi dari sumber autentik dan terpercaya di tengah serbuan informasi gratis di media online. Semoga.

*) Arsiparis Lamongan

https://www.qureta.com/post/peran-unit-kearsipan-sebagai-penyedia-informasi